给学校发邮件，你该注意哪些细节？

花卷大婶 · 发表于 2014-12-17 14:57:22

我们都在收发各种英文邮件，可能是跟同学，也可能是跟教授。在西方国家，不论是与同学还是与教授们通邮件，我们都需要注意一些约定俗成的文法和格式。尤其是童鞋们在留学申请中同学校沟通的过程，就更要注意这些沟通的细节与专业度。
那么，在给国外大学发e-mail的时候都需要注意什么呢？为了帮助同学们高效地联系校方并展现自己优秀的一面，主页菌就为大家分享一下发送e-mail时的注意事项吧！
1. 主题(subject)
给学校发e-mail的主题(subject)不要空着，而且要尽量简短。e-mail的标题是很重要的一部分，邮件给对方的第一印象就是透过标题来完成。没有subject的e-mail虽然不至于被忽略，但给人第一印象不是非常好，至少说明你没有花足够的心思在上面。如有紧急事情，建议使用urgent help之类的短语，简洁但很显眼。
2. 称呼
在称呼上，首先要确定学校网站上的联系信息上有没有联系人的名字。如果有，强烈建议直接以该联系人姓名，比如Dear Mr. Barbrook代替泛泛的Dear Sir or Madam。当然，如果学校没有提供，则最好使用以上提到过的Dear Siror Madam，或 To Whom It May Concern。
3. 正文
正文部分，还是一定要本着言简意赅的目的。因为admission office的人每天都要阅读大量这样的e-mail，过于冗长繁琐让人本能反应就不舒服。而条理清晰、简洁明了的邮件会不知不觉让对方在回答的过程中慢慢的透露出越来越多的信息。所以e-mail一定要写得简明扼要——与主题无关或者无助于e-mail目的之内容，请毫不留情的舍弃，可以一个词就不要用两个词。

重点是逻辑清晰条理清楚。这点不是很容易就做到。因为一般我们有“情况”才需要联系学校，而往往这种情况让我们心情焦虑，恨不得一下子把事情全部说清楚。但越这么想越容易把事情越说越糊涂。
在写e-mail前，应该把事情在脑子里理一遍，最好跳出来在旁观者的角度上看问题。前因后果都要想清楚。为什么会出现问题？它是什么原因造成的？一定要交代一下背景，如果一上来就是问题会让人摸不着头脑。
但也不要走另外一个极端：很多人在急急忙忙讲了一大堆事情后，什么问题都没问就结尾了。这样学校的负责人会不知所措，给出的建议的质量也要大打折扣。

所以千万记得，把事情陈述清楚以后，把问题清晰的罗列下来，这样方便别人一一作答，e-mail的目的才能达到。

在罗列问题时候，最好也不要一股脑儿什么都搬上去，一下子十几条问题会吓倒对方的。最好的策略是，先从最紧要的问题开始，一封e-mail最好不要超过3个问题。问题的归纳要注意条理，不要重复，记得要具体一点，不要太过泛泛而谈。这样得到的答案才是最有效的。
学校回复e-mail的速度取决于你发邮件的时间点以及学校工作人员的处理速度和一贯作风等等，所以等待回复的过程要有一定的耐心。在收到回复以后，不管有没有用最好都回信表示感谢。
另外，如果之前没有说清楚的可以继续深入探讨。最好直接点“回复”键回复，这样原文会在下面引用，可以让对方知道你已经收到回复，更重要的是，由于学校每天处理大量这样的信件，把原文引用在下面可以有助于他“回忆”一下你的case。
当然，如果第一次回复就达到目的，也不要就这样不理不问了，时刻记住我们“礼仪之邦”的传统美德，回复别人以表感谢是很必须的。
Tips：
邮件用词要语汇朴实、一针见血：
写e-mail时最忌讳文绉绉，要打电话给人就用call。不要刻意用自以为正式但其实意思模模糊糊的字，也尽量不用华丽词藻，要用对方看得懂的关键字，可以清楚，就不要模糊。
模糊字：contact
清楚字：call / write / visit
模糊字：soon
清楚字：by March 15
4. 结尾
在结尾部分另起几行记得写上with my best regards等等之类的结尾辞，一般而言，我们常会用的几个结束词：

Cheers，更像是团队之间，大家说“加油”
Sincerely，是比较正式的场合使用，套话，真诚的，推荐信，其他正式文书等
Regards，大致像此致敬礼的感觉
Best wishes/warm wishes，友好而亲切的慰问感觉
结尾辞根据收件人，文章的语气内容选择就行，大多数邮件其实thanks就可以了。
如果遇到逢年过节或者周末的，不要忘记加上几句Happy New Year或Have a good weekend，这样会让人觉得心情愉快